Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций.
Цель автоматизации — повышение производительности труда, улучшение качества услуг и продукции, оптимизация управления.
Деятельность любой компании связана с оформлением большого количества документов – договоров, счет-фактур, платежек и др. Проходя каждую инстанцию, документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее. К сожалению, человеку свойственно ошибаться. В итоге отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается. Вопрос лишь в том, к каким последствиям они приводят. Отметим, чем сложнее технологическая цепочка, чем крупнее предприятие и чем больше в нем подразделений и филиалов, тем больший ущерб оно может понести, работая лишь "на бумаге".
Другая сторона медали отсутствия на предприятии электронного документооборота касается непосредственно генеральных директоров, многие из которых любят участвовать во всех бизнес-процессах или стремятся контролировать все, что происходит. В результате, рабочий стол руководителя завален бумагами. Здесь можно найти и платежки, и приказы, и директивы по подразделениям, и пр. Этим умело пользуются топ-менеждеры – они стараются "посоветоваться" и, таким образом, перенести ответственность за управленческие решения на генерального директора. Автоматизация документооборота способна изменить сложившийся порядок управления бизнес-процессами. А поскольку вся документация находится в одной электронной базе, руководитель может в любое время увидеть, в какой стадии находится документ, и в случае необходимости, принять меры. Документ уже не попадет к Вам на стол, не пройдя соответствующих согласований и проверок финансовой, юридической, маркетинговой служб. В некоторых случаях необходимость "пропускать" документы через Вас и вовсе отпадет.
Суть автоматизации документооборота – это внедрение IT-системы, позволяющей автоматизировать процесс прохождения документов внутри компании или группы компаний, создать электронный архив документов, контролировать согласование и исполнение договоров, приказов, распоряжений и других документов.
Преимущества автоматизации документооборота:- все подразделения предприятия взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;
- скорость прохождения информации внутри организации увеличивается;
- действуют единые стандарты работы с документами и контроля за их исполнением;
- повышается безопасность доступа к информации;
- повышается производительность труда сотрудников, снижается зависимость от квалификации работника.
